VELFELLESTBG.COM

Rammeavtale for samarbeid mellom Tønsberg kommune og Velforeningenes Fellesråd, Tønsberg.

Det er i dag inngått slik avtale mellom Velforeningenes Fellesråd i Tønsberg og Tønsberg kommune.

Avtalen redegjør for samarbeidsmønstre og rutiner med den hensikt å forsterke samarbeidet mellom velforeningene i Tønsberg og Tønsberg kommune.

Velforeningene i Tønsberg representerer lokalsamfunnet. Det er etablert et fellesråd som representerer de fleste registrerte velforeninger i kommunen. Fellesrådet kan være et koordinerende ledd overfor kommunens organisasjon, slik det framgår av denne avtalen.

1. Periodiske orienteringsmøter.
Om mulig - hvis det ansees som hensiktsmessig, avholdes minst inntil to orienteringsmøter i året med fellesråd og representanter fra alle registrerte velforeninger. Dagsorden fastsettes i et samarbeid mellom Fellesrådet og Tønsberg kommune. Det føres et referat fra disse orienteringsmøtene. Aktuelle saker følges opp.

2. Planarbeid i Tønsberg kommune.
Fellesrådet og aktuelle velforeninger tas med i aktuelle planprosesser og varsling som iverksettes etter plan- og bygningslovens kapittel 5 og/eller andre planer som kan være av interesse for velforeningene.

Fellesrådet anmodes om å holdes seg orientert via www.tonsberg.kommune.no om reguleringsplaner.

Det er ønskelig at Fellesrådet er tidlig representert i de planprosesser som synes aktuelle og relevante.

3. Informasjonsarbeid.
I tillegg til orienteringsmøter bør Tønsberg Kommune holde en jevnlig informasjons- og kommunikasjonsrutine med Fellesrådet og velforeningene. Informasjon legges på kommunens nettside.

Velforeningene skal til enhver tid bidra til å holde sine adresser oppdatert.

Tønsberg Kommune oppnevner en kontaktperson som ivaretar kontakten med Fellesrådet og velforeningene.

KOMMUNENS HOVEDKONTAKT: Informasjonssjef
jan.petter.bergan@tonsberg.kommune.no

REVISOR:
Tønsberg Kommune, avdeling regnskap.

4. Tilskudd.
Tilskudd til velforeningene skjer innenfor den til enhver tid eksisterende budsjettramme. VFT gis et begrenset tilskudd til administrasjonsutgifter.

5. Avtalen.
Denne avtale gjelder i 2 år fra dato.

Tønsberg 01.10.2012
Rådmannen i Tønsberg

UTFYLLENDE INFORMASJON TIL AVTALEN.
Utover dette søkes det om nødvendig å avholde kvartalsvise møter med administrasjonen og/eller politikere i kommunen.

Fellesrådet vil biddra med å holde adressene til velforeningene ajour ovenfor kommunen.

Som en service til velforeningene, leser Fellesrådet hver uke i kommunens siste nytt, daglige inn og utgående postlister, arealplaner, saker i de politiske utvalg og bystyre og videresender sakene til de berørte velforeninger på E-post.

I tillegg vil Fellesrådet sende kvartalsvis oversikt over Tilskuddsordningene, som det kan søkes på, til alle velforeninger.

I saker som skal behandles i de politiske utvalg kan velforeningenes synspynspunkter fremføres etter avtale med leder i utvalget før saksbehandlingen i utvalget.

Ved ønske kan også det avtales beboermøter eller møte for velforeningene om saker, f.eks. i reguleringsplaner og kommuneplaner.

Det kan også fremføres saker direkte med ordfører og varaordfører etter avtale og til alle politikere og administrasjon som f.eks. til saksbehandler, da på e-post.