VELFELLESTBG.COM

Referat fra årsmøte 3. mars 2021

Protokoll fra årsmøtet i Velforeningenes Fellesråd Tønsberg onsdag 3. mars 2021 kl. 18

Møtet ble avviklet digitalt.

Dagsorden

1.      Konstituering
Varsel om årsmøte ble sendt ut 12. Februar. Endelig innkalling med sakspapirer ble sendt ut 27. Februar. Det var ingen innsigelser til at årsmøtet ble holdt.

Flg. velforeninger var til stede:
Vearåsen Velforening, Sem Velforening, Presterøåsen Vel, Teglhagen Vel, Nordbyen Vel, Brekkeåsen Velforening, Husvik og Nes Vel, Kanalveien og omegn velforening, Gretteåsen Velforening, Bogen og Ulvika Velforening, Hogsnes og Bjellandåsen Velforening, Valleåsen Vel
Totalt: 12 velforeninger

Følgende valg ble enstemmig gjort:
Møteleder:   Jens Kaurin
Referent:     Jens Kaurin
Protokollunderskriver: Ole Johan Junge, Teglhagen Vel

2.     

Årsmeldingen var sendt ut på forhånd. Den ble enstemmig godkjent

Revidert regnskap var sendt ut på forhånd. Godkjent enstemmig

4.     

Kontingent forslag kr. 0 ble vedtatt enstemmig

5.     

Budsjett for 2021 var sendt ut på forhånd. Godkjent enstemmig

6.      Styrets forslag til aktivitetsplan og arbeidsprogram for 2021.

Aktivitetsplan for 2021 var sendt ut på forhånd. Enstemmig godkjent

7.          Innkomne saker fra velforeningene.
    Det var ingen innkomne saker fra velforeningene.
    Styret hadde sendt ut og fremmet forslag til endring i vedtektenes paragraf 3, 4 og 5.
    Styrets forslag til endringer ble enstemmig vedtatt..

8.       Valg av styre
Møteleder foreslo at valg av styre skulle foregå etter de nye vedtektene (vedtatt under pkt 7). Dette ble enstemmig godkjent.

Følgende ble valgt (enstemmig):

.

Egil Skjauff ble foreslått og enstemmig valgt

10.  Valg av valgkomite.
Styret ble enstemmig valgt som valgkomite

Underskrift protokoll:

Ole Johan Junge

Årsmøte 2021

Innkalling til årsmøte i Velforeningenes Fellesråd Tønsberg 

Tid:   Onsdag 3. mars  2021 kl. 20.00 (ca.)

Sted: Møtet foregår på nett (ZOOM)

Dagsorden

Konstituering, opptelling av stemmeberettigede deltakere, valg av møteleder. Valg av referent og 1 protokollunderskriver

Styrets årsmelding for 2020

Regnskap for år 2020 med revisors kommentarer

Ved behov: Fastsetting av kontingent

Budsjett for kommende periode, 2021

Styrets forslag til aktivitetsplan og arbeidsprogram for 2021

Innkomne saker fra velforeningene

Valg av styre
leder for to år,

9. Valg av revisor.

10. Valg av valgkomite.  

Saker som ønskes tatt opp må være styret i hende innen 24. februar. Saker sendes til velfellestbg@gmail.com eller postboks 2330, 3103 Tønsberg.

Alle dokumenter som årsmelding, regnskap, budsjett og aktivitetsplan evt. andre dokumenter vil bli lagt fram på årsmøtet.

Før det formelle årsmøtet arrangeres Dialogmøtet mellom kommunen og velforeningene. Start kl. 18. Møtet foregår digitalt. 

Årsberetning for 2020

Årsberetning for Vellenes Fellesråd Tønsberg 2020

Styrets sammensetning har vært Leder Jens Kaurin, styremedlemmer Tor Steinar Edland, Eyvin Bjørnstad, Lone Andersen og Tore Søyland.

Vellenes Fellesråd Tønsberg (VFT) samler de enkeltstående velforeningene i kommunen under en lokal paraply. VFT ønsker å framstå som en sterk aktør for å ivareta innbyggernes interesser, fremme utviklingen i nærområdene og støtte opp under arbeidet i de lokale velforeningene. 

I 2020 har Fellesrådet fortsatt det gode samarbeidet med Tønsberg kommune og vi opplever at Fellesrådet framstår som en viktig samarbeidspartner, og at den løpende dialogen med kommunen er konstruktiv. Vi mistet er sentralt kontaktpunkt til kommunen da Jan Petter Bergan sluttet.

Dialogmøtet med kommunen høsten 2020 ble utsatt pga Korona, og det er planlagt digitalt møte i mars.

VFT ønsker å fremme forståelsen for at viktige deler av innbyggernes fritid og sosiale nettverk er i nærområdene, og at Velforeningene derigjennom representerer et stort  potensiale på områdene kultur, sosialt nettverk og utvikling av bomiljøet. Samtidig erfarer vi at flere av Tønsbergs velforeninger har liten aktivitet, og at det er utfordrende å rekruttere tillitsvalgte.

Styret har bistått lokale velforeninger i en rekke saker.

Spørreundersøkelsen til velforeningene i november 2019 fikk svar fra 17 (av 69) velforeninger. Resultatene viste at 15 velforeninger hadde hatt årsmøte, 14 var registrert i Brønnøysund. Mange av velforeningene har sosiale arrangementer, ofte knyttet opp til dugnader.

VFT har i 2020 bistått i opprettelsen av Kanalveien og Omegns Velforening.

Fellesrådet har en avklart økonomi som gir handlingsrom, men kommunens nye regler for kulturmidler avskjærer Velforeninger og VFT fra å søke om driftsstøtte. VFT jobbet for å påvirke denne prioriteringen, men nådde ikke fram under saksbehandlingen i kommunen.

Fortsatt er det mange velforeninger som benytter private epostadresser, noe som gir en uforutsigbar og sårbar kommunikasjon.

Tønsberg kommune har meldt at de ikke kan fortsette med revidering av regnskapet til VFT. Styret har vedtatt at ny revisor skal være Egil Skjauff.

Det har i 2020 vært 3 styremøter (1 digitalt). Årsmøtet som skulle vært i april 2020 ble utsatt pga. Korona.

Det har i perioden vært arbeidet med følgende saker:

·         Etablering av nye Velforeninger i områder uten dekning, samt avklaring av grensene mellom de ulike Velforeningene. Velkommen til nye Kanalveien og Omegn Velforening

·         Integrering av Re kommune i VFT i en overgangsperiode før sammenslåingen.

·         Deltakelse på lokale møter og løpende støtte til Velforeningene i Tønsberg.

·         Oppdatering av adresselister til velforeningene i Tønsberg, og gode kommunikasjonsrutiner

·         Videreformidling av informasjon og byggesaker fra Tønsberg kommune og private utbyggere til lokale velforeninger.

Markering a

Årsregnskap for 2020

Budsjett for 2021

Aktivitetsplan for 2021

Aktivitetsplan for FELLESRÅDET for 2021

·         Oppfølging vedr. realisering av samfunns- og arealdelen av kommuneplanen

·         Arrangere dialogmøte mellom kommunen og velforeningene

·         Sende ut løpende informasjon til velforeningene om saker og informasjon fra Fellesrådet.

·         Yte bistand til velforeningene i saker ved behov

·         Legge til rette for at kommunen styrker kontakten med innbyggerne, f.eks. gjennom medvirkning i utviklingen av lokalsamfunnet.

·         Bidra til at velforeningene lokalt utvikler sitt boområde, og legger grunnlaget for at naboer blir kjent med hverandre.

·         Bidra til at velforeninger samarbeider om felles interesser og prosjekter.

·         Delta på møter i de lokale Velforeningene hvis ønske og behov, for eksempel årsmøter, beboermøter o.l.

·         Arbeide for øket tilskudd fra kommunen og andre inntekter til Velforeningene og Fellesrådet.

·         Hjelpe til med etablering av nye velforeninger.

·         Formidle informasjon til og fra Vellenes Fellesorganisasjon (det nasjonale Velforbundet)

·         Innkreve kontingent fra det nasjonale Velforbundet med rabatt for de velforeninger som er medlem.

·         Markering av 10 års jubileet for Fellesrådet

Forslag til vedtektsendringer

Forslag til vedtektsendringer på årsmøtet 2021 for Velforeningenes Fellesråd Tønsberg

(Endringer er markert med gult)

Endringsforslag 1 – paragraf 3

Nytt forslag:

Fellesrådets ledelse

Fellesrådet ledes av et styre på 4 medlemmer valgt på årsmøtet. I tillegg velges 2 varamedlemmer i prioritert rekkefølge med møte- og talerett.

Valgbare er medlemmer av velforeninger i Tønsberg Kommune. Lederen velges for 2 år, og styremedlemmeneog varamedlemmene for 2 år.Det tilstrebes at halvparten av styre- og varamedlemmene er på valg hvert år. Styret er beslutningsdyktig ved minst 3 representanter.

Begrunnelse :

På grunn av kommunesammenslåingen fra 2020 foreslår vi at styret utvides fra 3 til 4 medlemmer. Videre legges det opp til at både styre- og varamedlemmer velges for to år og på en slik måte at ikke alle er på valg samtidig..

Dagens innhold (delvis):

Fellesrådets ledelse

Fellesrådet ledes av et styre på 3 medlemmer valgt på årsmøtet. I tillegg velges 2 varamedlemmer i prioritert rekkefølge med møte- og talerett.

Valgbare er medlemmer av velforeninger i Tønsberg Kommune. Lederen velges for 2 år, og styremedlemmene for 1 år. Styret er beslutningsdyktig ved minst 3 representanter .

Endringsforslag 2 – paragraf 4

Nytt forslag:

Fellesrådet høyeste myndighet er årsmøtet som om mulig bør holdes innen utgangen av mai måned. Innkalling til årsmøtet skal skje skriftlig med minst 3 ukers varsel. Forhåndsvarsling av dato for ordinært årsmøte skal gjøres senest 6 uker før møtet og sendes elektronisk.

På årsmøtet deltar fortrinnsvis lederne i de enkelte velforeninger med stemmerett. Ved forfall kan en annen representant møte med fullmakt fra sin velforening, men ikke flere enn en representant fra hver velforening har stemmerett.  Styremedlemmer har stemmerett. For at årsmøtet skal være beslutningsdyktig, må det være like mange eller flere stemmeberettigete representanter fra velforeninger tilstede, som det er tilstedeværende styremedlemmer fra Fellesrådet .

Følgende saker skal behandles på årsmøtet:

1. Konstituering

    Valg av møteleder, referent og en
    protokollunderskriver

2. Styrets melding for siste driftsår

3. Regnskap for siste regnskapsår med 
    kommentarer av revisor

4. Ved behov fastsetting av kontingent eller 
    bidrag til et bestemt prosjekt
5. Budsjett for kommende periode

6. Styrets forslag til aktivitetsplan og 
    arbeidsprogram

7. Innkomne saker fra velforeningene

8. Valg av styre.
    Leder for 2 år, 3 styremedlemmer og 2 vararepresentanter for 2 år

9. Valg av revisor

10. Valg av valgkomité, leder og 2 medlemmer

Regnskapsåret følger kalenderåret. Som bilag til sakslisten skal følge styrets beretning og revidert regnskap.

Årsmøtet vedtar eventuelt medlemskontingent til Fellesrådet. Andre inntekter forsøkes å innhentes, som Grasrotandelen eller lignende.

Innkomne forslag må være styret i hende senest innen 2 uker før årsmøtet. Fellesrådets vedtekter skal være tilgjengelige på årsmøtet.

Bare de saker som er nevnt i innkallingen kan behandles. Alle beslutninger - vedtektsendringer unntatt - fattes med vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende, dog ikke ved valg. Årsmøtet og valg av valgkomité ledes av lederen, nestleder eller møteleder oppnevnt av årsmøtet. De andre valgene ledes av valgkomitéens leder. Gjenvalg kan finne sted.

Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret eller minst fem velforeninger i kommunen forlanger det med utførlig begrunnelse. Innkalling skjer på samme måte som for ordinært årsmøte og må angi de saker som ønskes behandlet.

Begrunnelse

Styret ønsker å forlenge varslingsfristen for årsmøte til 6 uker og ikke knytte den til bestemte tidspunkter (i dag: april).

Videre ønsker vi en presisering av stemmerettsreglene for årsmøtet og bestemmelsene for når årsmøtet er beslutningsdyktig. Dagens formulering for beslutningsdyktighet er upresis (»flest mulig til stede»).

Endringene i pkt. 8 er en konsekvens av endringene i paragraf 4.

Fristen for å sende inn forslag til årsmøtet bør ikke være knyttet til en bestemt dato (i dag: 1. mai) og foreslås endret.

Dagens innhold:

Fellesrådet høyeste myndighet er årsmøtet som om mulig bør holdes innen utgangen av mai måned. Innkalling til årsmøtet skal skje skriftlig med minst 3 ukers varsel. Forhåndsvarsling av dato for ordinært årsmøte skal gjøres om mulig i april og sendes elektronisk.

På årsmøtet deltar fortrinnsvis lederne i de enkelte velforeninger. Ved forfall kan andre representanter møte som er gitt fullmakt fra sin velforening, men ikke flere enn en representant fra hver velforening. Hver møterepresentant har en stemme ved avstemninger og valg. For at årsmøtet skal være beslutningsdyktig bør flest mulig av medlemmene av Fellesrådet være tilstede.

Følgende saker skal behandles på årsmøtet:

1. Konstituering

    Valg av møteleder, referent og en  protokollunderskriver

2. Styrets melding for siste driftsår

3. Regnskap for siste regnskapsår med kommentarer av revisor

4. Ved behov fastsetting av kontingent eller bidrag til et bestemt prosjekt
5. Budsjett for kommende periode

6. Styrets forslag til aktivitetsplan og arbeidsprogram

7. Innkomne saker fra velforeningene

8. Valg av styre.
    Leder for 2 år, 2 styremedlemmer 
    og 2   vararepresentanter for 1 år

9. Valg av revisor

10. Valg av valgkomité, leder og 2 medlemmer

Regnskapsåret følger kalenderåret. Som bilag til sakslisten skal følge styrets beretning og revidert regnskap.

Årsmøtet vedtar eventuelt medlemskontingent til Fellesrådet. Andre inntekter forsøkes å innhentes, som Grasrotandelen eller lignende.

Innkomne forslag må være styret i hende innen 1. mai. Fellesrådets vedtekter skal være tilgjengelige på årsmøtet.

Bare de saker som er nevnt i innkallingen kan behandles. Alle beslutninger - vedtektsendringer unntatt - fattes med vanlig flertall. Ved stemmelikhet er lederens stemme avgjørende, dog ikke ved valg. Årsmøtet og valg av valgkomité ledes av lederen, nestleder eller møteleder oppnevnt av årsmøtet. De andre valgene ledes av valgkomitéens leder. Gjenvalg kan finne sted.

Det kan innkalles til ekstraordinært årsmøte når styret eller minst fem velforeninger i kommunen forlanger det med utførlig begrunnelse. Innkalling skjer på samme måte som for ordinært årsmøte og må angi de saker som ønskes behandlet.

Endringsforslag 3 – paragraf 5

Nytt forslag:

Vedtektsendringer

Forslag til vedtektsendringer sendes styret senest 2 uker før ordinært årsmøte. Vedtektsendringer krever 2/3 dels flertall av de fremmøtte representanter med stemmerett.

Begrunnelse

Frist for innsending av forslag til vedtektsendringer bør ikke være knyttet til en bestemt dato (i dag: 1. mai). Krav til gyldig flertall for vedtektsendringer bør knyttes til ant. fremmøtte med stemmerett (ikke antall fremmøtte representanter)

Dagens innhold:

Vedtektsendringer

Forslag til vedtektsendringer sendes styret 1. mai før ordinært årsmøte. Vedtektsendringer krever 2/3 dels flertall av de fremmøtte representanter.